Đề xuất một số giải pháp đổi mới công tác thông tin, báo cáo trong hệ thống cơ quan Ủy ban MTTQ Việt Nam các cấp

Xác định việc nâng cao chất lượng thông tin, báo cáo là một trong những khâu đột phá để góp phần cải cách thủ tục hành chính, đổi mới nội dung và phương thức hoạt động của hệ thống cơ quan Ủy ban Mặt trận Tổ quốc Việt Nam các cấp. Để thực hiện mục tiêu trên, cơ quan Ủy ban Mặt trận Tổ quốc Việt Nam các cấp cần thực hiện một số giải pháp sau:

Nâng cao năng lực quản lý, điều hành và ứng dụng công nghệ thông tin của cơ quan Ủy ban Mặt trận Tổ quốc Việt Nam các cấp

Đẩy mạnh cải cách, đơn giản hóa công tác thông tin, báo cáo dựa trên nền tảng ứng dụng công nghệ thông tin mang lại nhiều lợi ích thiết thực là mong muốn thực sự của cơ quan Ủy ban Mặt trận Tổ quốc Việt Nam các cấp. Thực hiện nội dung này sẽ góp phần thiết thực vào việc hiện thực hóa mục tiêu của Chương trình 5 tại Nghị quyết Đại hội đại biểu toàn quốc Mặt trận Tổ quốc Việt Nam lần thứ VIII đã đề ra là: “Hoàn thiện cơ chế, nâng cao năng lực hoạt động của hệ thống Mặt trận Tổ quốc Việt Nam đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ trong giai đoạn mới”. Do vậy, cơ quan Ủy ban Mặt trận Tổ quốc Việt Nam mỗi cấp cần sử dụng có hiệu quả nguồn vốn đầu tư từ ngân sách, gắn với tranh thủ sự hỗ trợ giúp đỡ của Chính phủ, các bộ, ngành Trung ương để đầu tư cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin một cách đồng bộ. Bên cạnh đó, có kế hoạch trung và dài hạn cho việc triển khai ứng dụng tiến bộ khoa học công nghệ và các điều kiện đảm bảo đối với công tác thông tin, báo cáo và công tác văn thư, lưu trữ. Đây là những giải pháp mang tính đột phá, quyết định cho sự thành công của việc đơn giản hóa công tác thông tin, báo cáo trong hệ thống cơ quan Ủy ban Mặt trận Tổ quốc Việt Nam các cấp.

Ở cấp Trung ương, Ban Thường trực Ủy ban Trung ương Mặt trận Tổ quốc Việt Nam cần sớm hoàn thành việc xây dựng và trình Chính phủ phê duyệt hỗ trợ Đề án đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong hệ thống cơ quan Ủy ban Mặt trận Tổ quốc Việt Nam các cấp (có thể lồng ghép trong Đề án cải cách hành chính và ứng dụng công nghệ thông tin trong hệ thống cơ quan Ủy ban Mặt trận Tổ quốc Việt Nam các cấp). Theo đó, sẽ xây dựng Hệ thống thông tin, báo cáo toàn quốc của Mặt trận với nền tảng quan trọng là ứng dụng phương tiện điện tử trong hoạt động thông tin, báo cáo và điều hành, giao ban trực tuyến qua mạng, webmail nội bộ hệ thống Mặt trận Tổ quốc Việt Nam... Với giải pháp này đặt ra bốn nhóm nhiệm vụ cụ thể cần giải quyết là: (1) Xây dựng và hoàn thiện các quy định đảm bảo việc triển khai thực hiện thay đổi phương thức yêu cầu báo cáo, nhận - gửi báo cáo từ bản giấy sang bản điện tử; (2) Chuẩn bị hồ sơ, thủ tục để xây dựng Hệ thống thông tin, báo cáo toàn quốc của cơ quan Ủy ban Mặt trận Tổ quốc Việt Nam các cấp; (3) Xây dựng, triển khai Hệ thống thông tin, báo cáo Mặt trận toàn quốc; (4) Xây dựng và hoàn thiện các quy định đảm bảo việc triển khai và vận hành Hệ thống thông tin, báo cáo.

Trong khi chờ Đề án được phê duyệt, cơ quan Ủy ban Mặt trận Tổ quốc Việt Nam các cấp cần tăng cường trao đổi thông tin hai chiều và thông tin nhanh thông qua việc ứng dụng công nghệ thông tin, như thông tin nhanh qua: Hộp thư điện tử (gmail, E-office…); gửi và nhận tài liệu qua máy FAX; điện thoại thông minh…. Các ban, đơn vị khi xây dựng xong báo cáo, lấy số công văn, trình ký có thể chuyển ngay đến bộ phận công nghệ thông tin để đăng tải thông tin trên cổng thông tin điện tử, website nội bộ giúp đảm bảo về mặt thời gian, tiến độ và tính kịp thời của thông tin, báo cáo. Trước mắt, để phát huy hiệu quả Cổng thông tin điện tử và các phần mềm đã có, cần xây dựng một cổng riêng (tài khoản riêng) trong Trang thông tin điện tử nội bộ của cơ quan Ủy ban Trung ương Mặt trận Tổ quốc Việt Nam và hướng dẫn, tập huấn các ban, đơn vị và Ủy ban Mặt trận Tổ quốc Việt Nam 63 tỉnh, thành phố cập nhật thông tin, gửi báo cáo và khai thác dữ liệu dùng chung trên Trang Thông tin nội bộ, bảo đảm nhanh, đầy đủ và đồng bộ.

Văn phòng Ủy ban Trung ương Mặt trận Tổ quốc Việt Nam cần phối hợp với các ban, đơn vị tham mưu giúp Ban Thường trực ban hành hướng dẫn xây dựng cơ sở dữ liệu về công tác Mặt trận đến Mặt trận các cấp, trong đó xác định một số cơ sở dữ liệu cần ưu tiên triển khai như: Cơ sở dữ liệu về Quỹ “Vì người nghèo”; cơ sở dữ liệu về cứu trợ thiên tai; cơ sở dữ liệu về việc nắm tình hình tâm tư, nguyện vọng các tầng lớp nhân dân; cơ sở dữ liệu về hoạt động giám sát và phản biện xã hội; báo cáo định kỳ hằng tháng, 6 tháng và cả năm…; đồng thời, phối hợp xây dựng những tiêu chí liên quan đến các cơ sở dữ liệu về công tác Mặt trận, các vấn đề kết nối, liên thông cơ sở dữ liệu…

Hoàn thiện các quy định về công tác thông tin, báo cáo

Cấp Trung ương, cấp tỉnh cần nghiên cứu, rà soát, hoàn thiện các quy định về chế độ thông tin, báo cáo còn rải rác, tản mạn để tập hợp, đưa vào một văn bản hướng dẫn chung; triển khai xây dựng Đề án cải cách thủ tục hành chính… trong đó cải cách chế độ thông tin, báo cáo là một trọng tâm nhằm thống nhất các khái niệm, thủ tục, quy trình về thông tin, báo cáo trong hệ thống cơ quan Ủy ban Mặt trận Tổ quốc Việt Nam các cấp. Dựa trên nền tảng ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác thông tin, báo cáo thì cần thiết phải có Quy định về cung cấp thông tin, báo cáo trong hệ thống cơ quan Ủy ban Mặt trận Tổ quốc Việt Nam các cấp. Đây là công cụ quan trọng đảm bảo sự thống nhất, đồng bộ trong công tác thông tin, báo cáo từ cấp Trung ương đến cấp xã để phục vụ ngày càng tốt hơn công tác quản lý, điều hành của Ban Thường trực Ủy ban Mặt trận Tổ quốc Việt Nam ở mỗi cấp. Quy định cần chỉ rõ tiêu chí thống nhất về nội dung báo cáo, thời điểm lấy số liệu báo cáo, đầu mối xây dựng, tổng hợp báo cáo, chất lượng báo cáo, tính chính xác của số liệu báo cáo, cơ chế chịu trách nhiệm và xử lý vi phạm… phù hợp với mục tiêu nhiệm vụ, tính chất tổ chức Mặt trận.

Đối với nội bộ cơ quan Ủy ban Mặt trận Tổ quốc Việt Nam ở từng cấp, cần nghiên cứu hoàn thiện Quy trình tiếp nhận, xử lý thông tin trong nội bộ để đảm bảo thông tin được chuyển tải kịp thời, nhanh chóng đến các cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền cần xử lý, giải quyết. Bên cạnh đó, nâng cao năng lực và hiệu quả hoạt động của Văn phòng cơ quan Ủy ban Mặt trận Tổ quốc Việt Nam ở mỗi cấp bảo đảm được thực thi đúng vai trò, vị trí, chức năng theo quy định.

Đẩy mạnh cải cách thủ tục hành chính trong công tác thông tin, báo cáo của hệ thống cơ quan Ủy ban Mặt trận Tổ quốc Việt Nam các cấp

Thứ nhất, đối với văn bản gửi trong nội bộ cơ quan Ủy ban Mặt trận Tổ quốc Việt Nam ở từng cấp: Nếu các thông tin, báo cáo không đòi hỏi tính bảo mật thì có thể gửi qua E-mail (hộp thư điện tử công vụ) để kịp thời triển khai mà không cần phát hành văn bản giấy. Tương tự, khi các ban, đơn vị khi gửi văn bản phát hành trong nội bộ thì gửi file mềm đến hộp thư công vụ của Chánh Văn phòng để chia sẻ thông tin theo nơi cần gửi. Đối với văn bản đến, cần thiết phổ biến đến các đồng chí trong Ban Thường trực và các ban, đơn vị, thì lãnh đạo cơ quan cho ý kiến, Văn phòng scan văn bản gửi qua email của từng đồng chí trong Ban Thường trực và hộp thư công vụ của các ban, đơn vị.

Thứ hai, đối với việc gửi văn bản trong hệ thống cơ quan Ủy ban Mặt trận Tổ quốc Việt Nam các cấp: Chỉ gửi văn bản giấy đối với những loại văn bản có tính chất là cơ sở pháp lý như: về công tác cán bộ; đơn, thư của công dân; Nghị quyết Đại hội; các chương trình, kế hoạch lớn, văn bản liên quan đến dự toán, thanh toán, quyết toán tài chính; hồ sơ thi đua, khen thưởng; văn bản mật và những văn bản khác Mặt trận Tổ quốc cấp trên yêu cầu phải gửi văn bản giấy, văn bản gốc... Không gửi văn bản giấy đối với những văn bản mang tính chất thông tin, báo cáo, tài liệu hội nghị, tài liệu tham khảo, văn bản dự thảo, thư mời… Đối với các thông tin, báo cáo có tính chất chuyên đề thì chỉ cần gửi cho ban chuyên môn; các thông tin, báo cáo có tính chất chung, toàn diện gửi email cho Văn phòng; việc gửi thông tin, báo cáo cần căn cứ theo chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng và các ban, đơn vị, không gửi những nơi không có trách nhiệm. Triển khai ngay việc thiết kế và đưa vào sử dụng Tài khoản Trang thông tin nội bộ Ủy ban Trung ương Mặt trận Tổ quốc Việt Nam để Trung ương và các địa phương có thể kết nối cập nhật và khai thác các dữ liệu chung, kể cả việc các địa phương có thể thường xuyên nắm bắt, trao đổi thông tin và học hỏi, chia sẻ kinh nghiệm lẫn nhau.

Thứ ba, nghiên cứu tích hợp các văn bản hướng dẫn đến cơ sở.

Cấp Trung ương, cấp tỉnh cần nghiên cứu tích hợp các văn bản hướng dẫn đến cơ sở. Đối với văn bản chỉ đạo, hướng dẫn (không phải chuyên đề) nếu phát hành cùng thời điểm, thì có thể nghiên cứu sáp nhập nhiều nội dung trong một văn bản, không tách ra thành nhiều văn bản. Ví dụ: đối với loại văn bản tuyên truyền các sự kiện, các ngày lễ lớn và các nội dung công tác khác của Mặt trận, cấp Trung ương, cấp tỉnh có thể nghiên cứu tích hợp trong một hướng dẫn ngay từ đầu năm, không nên hướng dẫn theo quý hoặc thành các chuyên đề riêng lẻ dễ làm tăng số lượng phát hành văn bản giấy. Nội dung tài liệu tuyên truyền cần biên soạn ngắn gọn, dễ hiểu và dễ thực hiện, có thể nghiên cứu lồng ghép những nội dung tương đồng về nội dung và cách thức thực hiện,… Đối với các chuyên đề dài hạn (giai đoạn), hằng năm không xây dựng lại văn bản, mà cụ thể hóa vào chương trình phối hợp và thống nhất hành động của Ủy ban Mặt trận Tổ quốc Việt Nam ở từng cấp để thực hiện. Đối với những nội dung đã cụ thể thì yêu cầu cơ sở thực hiện, không nhất thiết phải xây dựng kế hoạch để tránh trùng lặp các thông tin, báo cáo dưới dạng vừa có “Hướng dẫn thực hiện” lại vừa có cả “Kế hoạch thực hiện”... Riêng các nội dung thuộc các lĩnh vực công tác Mặt trận đã tổng hợp từ báo cáo định kỳ tháng, quý, 6 tháng, năm, thì tăng cường tích hợp để khai thác thông tin, số liệu chung, hạn chế yêu cầu các báo cáo chuyên đề.

Tương tự như vậy, cần hướng dẫn và nghiên cứu để các báo cáo của cấp dưới lên cấp trên cũng bảo đảm tích hợp nhiều thông tin, số liệu trong 1 báo cáo (thường là báo cáo định kỳ), hạn chế phải làm nhiều báo cáo với nhiều nội dung chuyên đề theo yêu cầu của cấp trên tại cùng một thời điểm, hoặc những thời điểm khác nhau do thiếu tính khoa học và chủ động tích hợp từ cấp trên.

Nâng cao chất lượng công tác thông tin, báo cáo

Thứ nhất, hoàn thiện hệ thống đề cương thông tin, báo cáo và các biểu mẫu, phụ lục đi kèm thông tin, báo cáo

Đối với những nội dung công tác Mặt trận được triển khai lâu dài qua nhiều năm, có tính ổn định cao như: công tác nắm tình hình nhân dân, công tác vận động các phong trào, các cuộc vận động; hoạt động giám sát và phản biện xã hội; các báo cáo định kỳ tháng, quý, 6 tháng, năm... cần được hướng dẫn, quy định rõ thời điểm cập nhật số liệu, thời điểm báo cáo, nội dung báo cáo kèm theo biểu mẫu, phụ lục dễ hiểu, dễ thống kê... Cơ quan Ủy ban Mặt trận Tổ quốc Việt Nam cấp Trung ương, cấp tỉnh cần nghiên cứu xây dựng và thống nhất hệ thống mẫu biểu chung về các thông tin, báo cáo định kỳ để giảm tải cho việc báo cáo viết dài mà không tổng hợp hết được các kết quả hoạt động của Ủy ban Mặt trận Tổ quốc Việt Nam ở mỗi cấp. Mẫu biểu về số liệu sẽ giúp minh họa, làm rõ thêm những nhận định, đánh giá trong báo cáo. Tuy nhiên, chỉ lấy những số liệu bắt buộc và thực sự hữu ích, có giá trị tin cậy trong báo cáo thông tin định kỳ, như: thông tin về hoạt động giám sát và phản biện xã hội; tập hợp và phản ánh ý kiến, kiến nghị của cử tri và nhân dân; những kết quả vận động ủng hộ vì người nghèo, kết quả cứu trợ… Hằng năm, cấp Trung ương cần thông tin, hướng dẫn kịp thời các nhiệm vụ chính trị của hệ thống, nhất là những nhiệm vụ mới phát sinh; định kỳ 6 tháng, hàng năm gặp gỡ, trao đổi để giải quyết kịp thời những khó khăn, vướng mắc và kiến nghị của địa phương trong quá trình triển khai thực hiện.

Thứ hai, đổi mới việc lấy thông tin, số liệu

Căn cứ nhiệm vụ chương trình công tác, cơ quan Ủy ban Mặt trận Tổ quốc Việt Nam ở mỗi cấp cần lập danh mục báo cáo phải thực hiện và chuẩn hóa chế độ báo cáo định kỳ theo hướng dẫn của Ban Thường trực Ủy ban Trung ương Mặt trận Tổ quốc Việt Nam và Ủy ban Mặt trận Tổ quốc Việt Nam cấp tỉnh. Việc xây dựng nội dung thông tin, báo cáo cần giản lược theo tính chất của từng loại báo cáo. Ví dụ: Đối với những thông tin, báo cáo ngắn hạn, như báo cáo tuần do thời gian chuẩn bị xây dựng ngắn, nên cần tập trung phản ánh vào những hoạt động, kết quả công tác trọng tâm, điển hình của đơn vị, những kiến nghị mang tính cấp thiết; đối với báo cáo đột xuất, báo cáo ban đầu yêu cầu nội dung phải đầy đủ thông tin để cấp nghe báo cáo nắm và có thể chỉ đạo được kịp thời, tuy nhiên, thông tin phải cô đọng, xúc tích đối với các báo cáo sơ kết, tổng kết công tác năm cần có sự đầu tư, chuẩn bị kỹ, số liệu thống nhất, chính xác, thông tin phản ánh một cách khái quát nhưng đầy đủ; các phân tích, đánh giá sâu sát, khách quan.

Trên nền tảng ứng dụng công nghệ thông tin, cấp Trung ương và cấp tỉnh cần nghiên cứu triển khai tập hợp và xây dựng hệ thống dữ liệu báo cáo thông tin định kỳ và quy định công bố báo cáo thông tin định kỳ trong 4 năm liền tại Cổng thông tin điện tử của cơ quan Ủy ban Trung ương Mặt trận Tổ quốc Việt Nam. Điều này giúp Ban Thường trực Ủy ban Mặt trận Tổ quốc Việt Nam các cấp có cơ sở đánh giá xác thực hơn về tình hình hoạt động của Mặt trận các cấp trong nhiệm kỳ qua, để đưa ra các phương hướng nâng cao hiệu quả hoạt động trong nhiệm kỳ tới; đồng thời các số liệu có thể phục vụ cho các chuyên đề chuyên sâu mà không phải yêu cầu tổng hợp lại số liệu mỗi khi triển khai sơ, tổng kết theo chuyên đề. Hiện nay, các thông tin, dữ liệu chủ yếu ở bộ phận Văn thư của Văn phòng.

Thứ ba, đổi mới công tác kiểm tra, thi đua, việc tổ chức các hội nghị, cuộc họp

Liên quan mật thiết đến việc giảm phát hành văn bản giấy và nâng cao chất lượng thông tin, báo cáo, trong tổ chức kiểm tra, đánh giá kết quả thi đua của Mặt trận cấp dưới, cơ quan Ủy ban Mặt trận Tổ quốc Việt Nam cấp trên cần dựa trên hiệu quả thực tế, không đặt nặng văn bản hành chính để cơ sở yên tâm hoạt động thực chất, không phải làm đối phó.

Bên cạnh đó, các cấp Mặt trận quan tâm cải tiến nâng cao chất lượng chế độ hội họp, bảo đảm việc gửi tài liệu trước cho đại biểu theo quy định (trừ những nội dung không cho phép công khai trước) và áp dụng gửi tài liệu qua E-mail làm chính, chỉ gửi văn bản giấy trong những trường hợp bắt buộc.

Việc tổ chức chương trình tại cuộc họp, hội nghị cần có sự đổi mới theo hướng: Các thông tin, báo cáo trình bày tại cuộc họp cần tóm lược những vấn đề cốt lõi, đánh giá khái quát ngắn gọn những kết quả đạt được, nêu rõ những vấn đề còn có quan điểm khác nhau; những vấn đề vướng mắc cần được giải quyết; những vấn đề cần bàn kỹ để xác định rõ các nhiệm vụ, mục tiêu cần đạt được trong giai đoạn tới…

Việc khảo sát, nắm tình hình ở cơ sở cần kết hợp giải quyết nhiều nội dung, tránh lãng phí thời gian, công sức cho cơ sở trong việc phải xây dựng báo cáo, cung cấp thông tin phục vụ nhiều đoàn công tác khác nhau.

Nâng cao nhận thức, trách nhiệm và bồi dưỡng kỹ năng công tác thông tin, báo cáo cho đội ngũ cán bộ Mặt trận chuyên trách.

Đội ngũ cán bộ, công chức Mặt trận, nhất là cán bộ tham mưu chiến lược cần đảm bảo tiêu chuẩn về trình độ, năng lực phẩm chất, nắm vững các quy định của pháp luật thuộc lĩnh vực phụ trách hoặc được giao nhiệm vụ tham mưu, đặc biệt là nắm vững các nguyên tắc và các quy định, quy trình, thủ tục giải quyết công việc. Đối với cán bộ làm công tác tham mưu phải nắm chắc nội dung công việc được phân công phụ trách hoặc tham mưu, thực hiện nghiêm túc chế độ thông tin, báo cáo với cấp trên; có ý thức tích lũy thông tin ngay từ tuần đầu, tháng đầu của năm công tác, đồng thời có phương pháp thu thập, xử lý, quản lý và cung cấp thông tin, dữ liệu phục vụ cho công tác tham mưu, phụ trách và theo yêu cầu đột xuất của cấp trên.

Vì vậy, Ủy ban Mặt trận Tổ quốc Việt Nam các cấp cần tăng cường công tác tập huấn, bồi dưỡng kiến thức, kỹ năng công tác cho cán bộ Mặt trận chuyên trách các cấp, nhất là đối với những người mới về công tác Mặt trận. Ban Thường trực Ủy ban Trung ương Mặt trận Tổ quốc Việt Nam cần tiếp tục chỉ đạo hoàn thiện và đề nghị Chính phủ phê duyệt Đề án đào tạo, bồi dưỡng cán bộ Mặt trận các cấp trong từng giai đoạn để chủ động trong công tác đào tạo, trong đó có bồi dưỡng kỹ năng soạn thảo văn bản, kỹ thuật trình bày văn bản, công tác lập và quản lý hồ sơ công việc, sử dụng công nghệ, thông tin...

Ở mỗi cấp, Ban Thường trực Ủy ban Mặt trận Tổ quốc Việt Nam cần chỉ đạo tăng cường sự phối hợp và trách nhiệm giữa các bộ phận làm công tác tham mưu ngay từ khâu lập kế hoạch, xác định nội dung công việc và tổ chức thực hiện; đưa nội dung công tác thông tin, báo cáo là một trong những tiêu chí đánh giá thi đua và xếp loại cán bộ, công chức Mặt trận hằng năm. Quá trình xây dựng thông tin, báo cáo cần linh hoạt, bố trí cán bộ phù hợp với năng lực, chuyên môn. Đối với các thông tin, báo cáo ngắn hạn, báo cáo yêu cầu thời gian gấp cần phân công, bố trí phù hợp với khối lượng công việc để đảm bảo về thời gian, chất lượng thông tin, báo cáo. Đối với những thông tin, báo cáo quan trọng, Trưởng các ban, đơn vị các đơn vị được giao tham mưu cần chỉ đạo chặt chẽ và có ý kiến định hướng cho cán bộ, bộ phận được phân công giúp việc chuẩn bị đề cương, dự thảo báo cáo ngay từ đầu. Nội dung thông tin, báo cáo phải đảm bảo chất lượng, ngắn gọn, xúc tích, đánh giá rõ thực tế tình hình, kết quả thực hiện các mặt công tác, nguyên nhân của những hạn chế, thiếu sót, có số liệu dẫn chứng, phụ lục rõ ràng, đầy đủ và phải được cán bộ có thẩm quyền duyệt, ký đúng quy định.